Wat is persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is een gegeven dat informatie kan verschaffen over een bepaald persoon, bijvoorbeeld over zijn eigenschappen, zijn opvattingen of zijn gedragingen. Ook als de naam van de persoon niet met zoveel woorden is genoemd, kan sprake zijn van een persoonsgegeven, bijvoorbeeld als het gaat om iemand van wie de identiteit redelijkerwijs zonder al te veel inspanning kan worden vastgesteld.

Van wie verwerken we de persoonsgegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van een aantal medewerkers van onze deelnemers, te weten: de medewerkers die 1.) de monsters ontvangen, 2.) het rapport ontvangen, 3) als contactpersoon fungeren en 4.) van de financiële administratie. Daarnaast verwerken we de persoonsgegevens van de bestuursleden, van de bestuurders van de sectiebesturen, van de contactpersonen van de aan het aandachtsgebied gelieerde wetenschappelijke of beroepsverenigingen, van onze medewerkers, van sollicitanten en van de sprekers, sponsoren en overige voor onze evenementen relevante personen.

Waar verwerken we die persoonsgegevens?
We slaan deze gegevens op in een beveiligde omgeving, grotendeels in een door onszelf gebouwd CRM-systeem dat we hebben gekoppeld aan Oracle Database.

Doel van dit privacy statement
Wij plaatsen dit privacy statement op onze website om aan onze informatieplicht te voldoen.

Wie informeren wij?
Met dit privacy statement informeren wij u als lezer en alle overige belangstellenden/betrokkenen.

Waarover informeren wij u?
Wij informeren u over het gebruik van persoonsgegevens, over het doel van de verwerkingen, over de beveiliging van de gegevens en over de mogelijke ontvangers van deze gegevens. Kort en goed leggen wij voor elke verwerking uit welke gegevens wij voor welke doeleinden verwerken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene, zoals het recht op inzage en verwijdering van uw gegevens

Zorgvuldige omgang
Wij zullen de persoonsgegevens die u aan ons (hebt) verstrekt met de grootst mogelijke zorg behandelen en beveiligen. Om die reden spannen wij ons in zoveel mogelijk te voldoen aan de eisen die de toepasselijke wetten, verordeningen en overige regelgeving, zoals de Telecommunicatiewet en de AVG-verordening aan de verwerking van persoonsgegevens aan ons stelt. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan ons zijn verstrekt en verwerken niet meer gegevens dan voor het doel noodzakelijk is.

Grondslagen verwerking
Voor het realiseren van het doel van onze stichting verwerken gegevens die wij
a.) of ter uitvoering van een wet, of
b.) voor de uitvoering van een overeenkomst en/of
c.) voor (het optimaliseren van) onze doelstelling en/of op grond van een (ander) gerechtvaardigd belang gebruiken.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle werkzaamheden van de SKML en op het bezoek van onze website. Het is dus van toepassing op alle door onze deelnemers aan ons verstrekte persoonsgegevens en op persoonsgegevens verstrekt door sollicitanten, werknemers, bezoekers van de website, leveranciers en de sprekers op, sponsoren van, medewerkers van en bezoekers van ons congres en overige evenementen etc.

Wij wijzen u erop dat wij geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor het privacybeleid van andere kwaliteitsorganisaties en/of -verenigingen, en van andere ondernemingen en/of sites en bronnen, ook niet als wij daarnaar op onze website verwijzen of mee samenwerken.

Verstrekker van de gegevens
Alle persoonsgegevens ontvangen wij van de deelnemers dat wil zeggen of door betrokkene zelf of door diens collega, hetzij door middel van invulling van het registratieformulier/aanmeldformulier/contactformulier hetzij door verzending van een e-mailbericht, hetzij door invulling ervan in QBase.

Verstrekking van persoonsgegevens is niet verplicht
SKML hecht eraan te benadrukken dat het voor u als bezoeker van onze website of anderszins betrokkene niet verplicht is uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ze niet aan ons verstrekt, kunt u echter niet deelnemen aan een activiteit van SKML, omdat wij u dan niet kunnen bereiken.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze te allen tijde intrekken. Voor deelname moeten wij wel de persoonsgegevens van ten minste één medewerker van uw instelling registeren.

Koppelen gegevens
Wij koppelen geen gegevens, maar leggen slechts de rechtstreeks verkregen informatie vast.

Met het begrip website verwijzen wij naar ieder gebruik van onze webpagina onder de domeinnaam: https://www.skml.nl en de zich daarop bevindende informatie en pagina’s, hierna gezamenlijk te noemen: “de website”. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de website en de daarmee verbonden evenementen beschikbaar te houden.

Welke gegevens verwerken wij?
De gegevens die u ons (hebt) verstrekt bij het invullen van het aanmeldformulier voor deelname aan ons congres, bij het invullen van het registratieformulier en/of bij het invullen van het contactformulier (mailadres, deelnemersnummer en overige gegevens die u ons verstrekt).

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Voor de verschillende doeleinden verwijzen wij u naar het kopje ‘congres’ (voor het invullen van het deelnameformulier), het kopje ‘deelnemersbestand’ (voor het invullen van het registratieformulier). De gegevens in het contactformulier gebruiken we om contact met u te kunnen opnemen.

Links
Deze website bevat mogelijk links naar andere websites. Daarvoor geldt hetgeen gesteld onder toepasselijkheid.

Van wie verwerken we gegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van de contactpersoon/personen van onze deelnemers, van degene(n) die de monsters ontvangt/ontvangen, van degene(n) die het rapport ontvangen en van degene(n) die de factuur ontvangt/ontvangen. In het algemeen registeren wij gemiddeld vijf – maar soms meer – contactpersonen in totaal per instelling.

Welke gegevens verwerken wij?
De naam, de titel, de voorletters, het geslacht, het telefoonnummer en het e-mailadres. Ook verwerken we het zakelijk adres van de deelnemer.

Waar verwerken wij ze?
Wij verwerken de gegevens van onze deelnemers in de door ons zelf ontwikkelde SKMLBase. Voor u als deelnemer zijn de gegevens toegankelijk via QBase. U ontvangt daarvoor een inlognaam en wachtwoord om in te loggen.

Wie kunnen mijn gegevens in de en de QBase inzien?
Uitsluitend de medewerkers van het Centraal Facilitair Bureau (CFB) van SKML kunnen de gegevens in de SKMLBase inzien en/of verwerken. Wij sturen lijsten met de namen van de medewerkers die de monsters namens het laboratorium zullen ontvangen aan de monsterbereidingscentra. De verschillende secties ontvangen lijsten van personen die zich voor de gebruikersdagen hebben opgegeven. Sectieleden kunnen daarnaast een overzicht van de bestuurderslijst inzien. In QBase kunt u slechts uw eigen gegevens inzien en niet die van de andere deelnemers.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij verwerken de vrijwillig door u aan ons verstrekte persoonsgegevens om de deelname van uw instelling te registreren alsmede vast te leggen wie als contactpersoon fungeert, wie de monsters zal ontvangen, wie de rapporten ontvangt en aan wie wij de factuur kunnen versturen. Ook gebruiken wij uw gegevens om u uw inlognaam en wachtwoord geëncrypt per mail te kunnen sturen en ook nadien contact met u te kunnen opnemen. Tot slot gebruiken wij de gegevens voor de verzending van de factuur.

Aan wie verstrekken we de gegevens?
We verstrekken de naam van degene die de monsters zal ontvangen (alsmede diens zakelijk adres) aan de leveranciers van het monstermateriaal om ervoor zorg te dragen dat het materiaal op het juiste adres wordt afgeleverd. Buiten dat verstrekken wij geen gegevens aan derden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene.

Sponsoring
Het congres wordt bekostigd door sponsoren wier gegevens wij in een relatiebeheerbestand verwerken.

Van wie verwerken we gegevens?
In het relatiebeheerbestand verwerken we de gegevens van de sponsoren, van de sprekers, van de sectievoorzitters en van andere voor het congres relevante personen, zoals onze medewerkers, contactpersonen van de wetenschappelijke en beroepsverenigingen, onze leveranciers, contactpersonen van de locaties etc. In het aanmeldingenregister verwerken we de gegevens van de deelnemers.

Welke gegevens verwerken wij?
In het aanmeldformulier voor het congres vragen wij u om uw NAW-gegevens te verstrekken alsmede uw telefoonnummer en uw e-mailadres. In het relatiebeheerbestand noteren wij naam, titels, geslacht, telefoonnummer en mailadres.

Waar verwerken we de gegevens?
In onze eigen database.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
De gegevens in het aanmeldformulier gebruiken we om uw komst naar het congres te registreren en te bevestigen en voor het maken van badges en deelnamecertificaten, welke laatste nodig zijn om aan te tonen dat u uw studiepunten hebt gehaald. Wij gebruiken de gegevens in het relatiebeheerbestand om een volgend congres mee te kunnen verwezenlijken (onder meer door het benaderen van sponsors, van geschikte sprekers, van sectievoorzitters en overige voor het congres relevante personen).

De verschillende secties verzorgen gebruikersdagen of -middagen/ochtenden waarvoor zij persoonsgegevens verwerken.

Van wie verwerken de secties de gegevens?
Van de deelnemers.

Welke gegevens verwerken de secties daarvoor?
NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Waar verwerken zij de gegevens?
De gegevens worden uitsluitend centraal verwerkt en niet in een aparte database opgeslagen.

Voor welke doeleinden gebruiken zij de persoonsgegevens?
De secties gebruiken de gegevens om uw komst te registeren en te bevestigen en voor het maken van badges en deelnemerscertificaten, welke laatste nodig zijn om aan te tonen dat u uw studiepunten hebt gehaald.

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de gegevens die u ons in de e-mail (hebt) verstrekt. Soms verzoeken wij u per retourmail ons meer persoonlijke gegevens te verstrekken, maar uitsluitend als dat voor de beantwoording van uw vraag of in die situatie relevant is

Waar verwerken wij de gegevens?
De gegevens slaan wij op onze eigen beveiligde servers op.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Om u uw vraag te beantwoorden en/of aan uw verzoek(en) kunnen voldoen. Ook gebruiken we de email om u relevante informatie over de rondzendingen te kunnen mailen.

Voor de rondzendingen geldt dat alleen het deelnemersnummer en de naam van de instituten op de rapporten is vermeld. Het deelnemersnummer kan alleen SKML naar u kan herleiden.

Welke gegevens verwerken wij?
Uitsluitend de naam van degene aan wie wij het monstermateriaal dienen toe te zenden en van degene aan wie wij nadien het rapport verzenden.

Waar verwerken wij de gegevens?
Deze registeren wij in het deelnemersbestand.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Om de rondzendingen mogelijk te maken en de resultaten ervan aan de deelnemers te kunnen verstrekken.

Welke gegevens verwerken wij?
De gegevens die de sollicitant ons verstrekt. In het algemeen verstrekken sollicitanten ons ten minste hun NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, hun geboortedatum en -plaats, hun nationaliteit, hun opleidingsniveau, hun werkervaring, hun vaardigheden (en de talen die zij beheersen) en of ze al dan niet in het bezit zijn van een rijbewijs. Soms verstrekken zij ook hun foto en/of een vlog en/of vermelden zij gegevens over hun burgerlijke staat, hun gezinssamenstelling, hun vrijetijdsbesteding en interesses, een link naar hun LinkedIn-profiel en eventueel hun persoonlijke website.

Waar verwerken wij ze?
Wij slaan de gegevens in een afgeschermde map op. Uitsluitend het management van het CFB heeft daartoe toegang. Na afloop van de sollicitatieprocedure wissen we de gegevens.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Om te beoordelen of de kandidaten geschikt zijn voor de openstaande functie(s) en ze naar aanleiding van dat oordeel al dan niet uit te nodigen voor een gesprek teneinde een sollicitatieprocedure te starten met het doel een geschikte kandidaat voor de openstaande functie(s) te vinden.

We verwerken of gebruiken de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die we in dit privacy statement hebben vastgelegd, tenzij we daarvoor van tevoren uw toestemming hebben verkregen.

Voor onze website gebruiken we uitsluitend functionele cookies.

Als betrokkene hebt u het recht uw persoonsgegevens in te zien en te verzoeken ze door ons te laten corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Om te voorkomen dat derden met uw gegevens aan de haal gaan kunnen onze contactpersonen uitsluitend inzage in hun gegevens verkrijgen als ze daar persoonlijk om verzoeken, zodat we de identiteit van de verzoeker met zekerheid kunnen vaststellen. U kunt ons tevens verzoeken de van u bekende gegevens te rectificeren of te wissen. Wij zullen uw gegevens verwijderen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld of als we ze op een andere manier in strijd met een wet hebben gebruikt. U hebt voorts het recht de gegevensverwerking te beperken. Dat wil zeggen dat u ons kunt verzoeken een deel van de gegevensverwerking te staken en een ander deel wel voort te zetten. Ook hebt u het recht op dataportabiliteit, wat wil zeggen dat wij uw gegevens op gecomprimeerde wijze aan u verstrekken, zodat u ze op eenvoudige wijze aan een derde of derden kunt verstrekken. Ook kunnen we deze gecomprimeerde gegevens rechtstreeks aan de door u gewenste derde versturen, maar vanzelfsprekend alleen met uw toestemming en specifieke opdracht daartoe.

U kunt ook bezwaar maken tegen de gegevensverwerking als u van oordeel bent dat uw specifieke belangen zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang tot verwerking ervan. Als u bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking zullen we uw bezwaren wegen en vervolgens een weloverwogen besluit nemen ten aanzien van de gegevensverwerking waarop uw bezwaar betrekking heeft. Als u
het niet eens bent met dat besluit of als u bezwaar hebt tegen de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt uw klacht eenvoudig indienen via de website van de AP.

Ook hebt u het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluiten, het recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen en recht op schadevergoeding als sprake is van privacyschending. Tot slot hebben betrokkenen nu ook collectief een actierecht.

We maken geen gebruik van profiling en onderwerpen onze deelnemers niet aan geautomatiseerde besluiten.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om onze gegevens te beveiligen die – gelet op de stand van de techniek – voldoende zijn om onrechtmatige verwerking, ongeoorloofde toegang, aanpassing, openbaarmaking of verlies van uw gegevens zoveel mogelijk tegen te gaan. Alleen de medewerkers die daartoe uit hoofde van hun functie bevoegd zijn, hebben
toegang tot de persoonsgegevens. Zij zijn contractueel aan een geheimhoudingsbeding gebonden. De inloggevens van QBase versturen we per separate mail aan het gekoppelde mailadres geëncrypt aan onze deelnemers toe.

Binnen onze stichting geldt een privacybeleid, waarin het belang van gegevensbescherming uitgangspunt is. Daaraan zijn ook de medewerkers van de stichting gebonden. Dit beleid overhandigen wij aan al onze medewerkers, dus ook aan zzp’ers en overige opdrachtnemers die wij inschakelen en aan stagiaires en aan uitzendkrachten. Ons privacybeleid behelst onder meer gesloten kasten en kamers in een beveiligd pand, het verbod om wachtwoorden op te slaan en het verbod om persoonsgegevens voor privédoeleinden te bekijken. Wij hebben een training aan onze medewerkers aangeboden om hun bewustzijn ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens te vergroten. Wij werken uitsluitend met pc’s wat betekent dat per abuis lokaal opgeslagen informatie ons (beveiligde) pand niet verlaat. Ook werken we uitsluitend samen met betrouwbare verwerkers met wie wij deugdelijke overeenkomsten hebben gesloten.

Binnen SKML geldt een datalekkenprotocol.

In beginsel bewaren wij uw gegevens zolang als dat nodig is. Dat betekent dat wij de gegevens van uw contactpersoon/personen bewaren zolang uw instelling deelnemer is. Als uw instelling zijn deelname intrekt, zetten wij uw gegevens op inactief.

Van de gegevens van het congres archiveren we een back-up. De back-up vernietigen we na een periode van maximaal twee jaar. Als u ons een e-mail stuurt met een vraag bewaren wij uw bericht totdat de vraag is afgehandeld.

De gegevens van een sollicitant verwijderen we maximaal twee weken na beëindiging van de procedure tenzij we toestemming van de kandidaat hebben gekregen ze langer te bewaren. Om die toestemming verzoeken we niet actief. We bewaren de gegevens dus alleen langer als de sollicitant daarom zelf expliciet verzoekt.

Zonder uw toestemming delen wij uw gegevens niet met derden (dus zeker niet met adverteerders).

SKML behoudt zich het recht voor haar privacy statement te wijzigen. Als sprake is van wezenlijke wijzigingen van dit statement zullen wij u daarvan bij e-mailbericht op de hoogte stellen. De laatste versie van dit privacy statement dateert van 04 januari 2024.

Met dit privacy statement en cookiebeleid hebben we u duidelijkheid willen geven over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan. We controleren regelmatig of we aan dit privacy statement voldoen. Als u vragen over dit statement, of anderszins vragen of klachten over de omgang met uw gegevens hebt, kunt u contact met ons opnemen.